Quando você pensa em um centro administrativo, a primeira coisa que vem à memória são as planilhas e gráficos nas telas de computadores em salas escuras. Nem sempre nos lembramos das pessoas que fazem esse trabalho. A nova sede do CAA quebra essa imagem assim que entramos no espaço.
Um local bem iluminado, com janelas enormes que mostram a paisagem do entorno, com muito verde, tanto internamente quanto ao lado externo. O espaço valoriza a presença das pessoas e promove a integração entre elas, o que torna comum ver um vai e vem entre as mesas.
Empatia pelos comportamentos desejados da cultura da Aegea
“Nós geramos muitas informações e dados para as operações. Então a nova sede foi planejada para que as pessoas tenham empatia pelos comportamentos desejados. Queremos que as pessoas aqui entendam que as operações e a holding necessitam desses dados que elas produzem para conseguir cumprir melhor seu papel, de atingir suas metas, que é o objetivo principal da Aegea”, afirma Claudia Piunti, diretora Administrativa da Aegea.
A troca de informações e a colaboração foram planejadas no projeto. “Temos a intenção de que as áreas se falem, troquem mais, então existem núcleos nas reservas de espaço que facilitam essa troca. Áreas Fiscal, Administrativa e Contábil perto uma das outras, RH junto com DP, então existe todo um racional para que as áreas possam se falar dentro de uma setorização”, diz David Freitas, gerente de Planejamento de Processos e Inovação do CAA.
As diversas áreas de trabalho do CAA
“Nós temos diversas áreas aqui, basicamente são áreas que a gente consegue centralizar e replicar isso como prestação de serviços para as operações. Então, essa troca é muito importante para que nossos clientes internos consigam tomar as decisões de uma forma mais ágil, assertiva. Com isso vamos melhorar muito nosso sistema”, explica a diretora.
“Temos a área de Suprimentos, que a gente faz as aquisições dos principais materiais para todas as operações. São compras feitas em escala, então a gente centraliza aqui esse processo e as operações conseguem usufruir desses contratos que tratamos de uma forma corporativa”, diz.
“Depois, tem o Departamento Pessoal – cabe aos Recursos Humanos definir as políticas, fazer toda a interação com as pessoas, e nós processamos tudo isso. O salário de todos os funcionários da Aegea é processado aqui”, explica Piunti.
“No CAA estão também as áreas de Contabilidade e Fiscal. Atua de uma forma padrão para que as unidades trabalhem em alinhamento com as equações contábeis e fiscais, assegurando que a Aegea está cumprindo todas as suas obrigações legais”, conta.
Centralização e padronização de processos
Os processos foram definidos depois de discussão com as unidades, para que pudessem ser centralizados e padronizados, atendendo a todas as expectativas.
“Por meio de sistemas conseguimos fazer isso de forma centralizada, toda a contabilidade da empresa é feita aqui, então fechamos todas as linhas contábeis e encaminhamos para a área de Controladoria, que está aqui também, que divulga os resultados internos da operação”, afirma.
“Outra área são as de Contas a Pagar e Contas a Receber, então a arrecadação da Aegea é centralizada aqui. Ela ocorre por meio dos nossos clientes, mas a visão de como isso entra em nossas contas correntes e como nós pagamos os nossos fornecedores e todas as outras despesas ocorre de uma forma centralizada”, explica.
“Tem ainda a parte de Dados Mestres, que é a forma como as informações são cadastradas no sistema, por meio de códigos, de uma forma simplificada, com réplicas e de forma segura”, diz. “O CAA abriga também a área de Frotas. Jurídico, TI e RH são gerenciados de forma remota, temos alguns representantes que prestam serviços para o próprio CAA”, afirma ela.
Trajetória começou com acolhimento em Santa Bárbara d’Oeste
“Com padronização, conseguimos prestar serviços unificados para toda a operação”, complementa. “É importante lembrar que toda essa trajetória começou na sede do CAA em Santa Bárbara d’Oeste, foi um acolhimento enorme na cidade e, pela história vivenciada lá, é que pudemos chegar até aqui. Agora temos uma nova página, mas sem esquecer o que passamos e tudo o que a gente construiu lá”, finaliza.
Leia na matéria a seguir mais sobre a integração de times e de áreas na opinião dos colaboradores.
