Em um mercado em ampla ascensão, em que todos os colaboradores e fornecedores são avaliados de forma criteriosa, como garantir a integridade das novas contratações e atualizações regulares, obrigatórias, do time atual? Para se ter uma ideia do que isso significa, só no ano passado o time de Integridade da Aegea fez mais de 5.000 processos de DDI (due diligence de Integridade).
Para solucionar a questão, no final de 2021, uma equipe passou a se dedicar à sistematização de todas as atividades do Programa de Compliance da Aegea. Fizeram entrevistas, pesquisas e estudaram as necessidades da área para formatar uma nova ferramenta, o portal Compliance na Rede. Demandas até então feitas manualmente estão agora automatizadas e centralizadas.
Processos de integridade feitos de maneira sistêmica
O desenvolvimento será por etapas. “A primeira, lançada no início de julho, a de DDI, é a mais complexa, pois envolve a avaliação de fornecedores e por isso fizemos um lançamento estratégico, junto ao Portal AE Fornecedores. Estamos trabalhando em parceria com o Centro Administrativo Aegea para tornar tudo sistêmico”, explica a gerente de Integridade, Michelle Guimarães.
A segunda fase será de background check, que é o processo de análise para pessoas que ocupam cargos de liderança e têm autonomia de decisão. Além disso, o Compliance na Rede possibilitará que os demais processos que envolvem a área sejam todos realizados pela ferramenta, tais como: análise de conflito de interesses (CI), pessoa exposta politicamente (PEP), agenda com poder público, doação e patrocínio, projetos incentivados, entre outros.
Uso de inteligência artificial
Pessoas do público externo vão acessar o Compliance na Rede por meio de login e senha, obtidos quando um colaborador da Aegea tiver feito o pré-cadastro. Já no portal, o fornecedor será encaminhado para visualizar as políticas, como a de parceiros de negócio, a de relacionamento com fornecedores e outras normativas de interesse. A partir daí, é feita a análise do ponto de vista da integridade, direto no portal.
“O Compliance na Rede usa Inteligência Artificial e está interligado à Receita Federal – se for inserido um CNPJ suspenso, por exemplo, automaticamente o sistema avisa”, explica a gerente. Ela afirma que os processos que demandavam até dez dias para serem realizados serão feitos em três.
Pioneirismo no mercado
Além da automatização, o portal está sincronizado com o SAP. “Antes, o colaborador fazia o cadastro do fornecedor com o time do CAA para gerar um código no SAP. Agora, é tudo automático. Facilitou o processo para diversas áreas. Todas as etapas ficam disponibilizadas também para fins de auditoria, interna e externa, tudo dentro da nuvem. Acaba com etapas como escanear documentos, será tudo sistêmico”, afirma Michelle.
“Somos pioneiros no mercado em relação a este tipo de sistema, que possibilita fazer as interligações necessárias, até para fontes externas de consulta, que são dados da receita, da justiça, toda a parte reputacional”, diz. Os colaboradores podem atualizar os documentos e rever as políticas na aba Meu Compliance do portal. Uma sala virtual durante as duas primeiras semanas vai ajudar a sanar as dúvidas.
“Fizemos ainda manual com o passo a passo sobre o novo portal, com a Norma e o Justo. Com o apoio dos times de TI e Comunicação, criamos uma página, como se fosse uma intranet, com as nossas políticas, assim os colaboradores não precisam acessar o SeSuíte. Nos computadores corporativos foi colocado um atalho, o AE Compliance na Rede. O portal é uma grande conquista para todos”, explica ela.
